Documentos, plazos y posibles sanciones. Las inspecciones son aleatorias, así que pueden hacerte una, ninguna o varias.

Si eres autónomo o empresario al frente de una pyme debes saber que Hacienda puede estar a punto de hacerte una inspección. La búsqueda de posibles casos de fraude ha provocado que aumente el número de inspecciones entre autónomos y pymes. ¿Sabes qué documentos investigan cuando eres objeto de una inspección? ¿Conoces el procedimiento? Para dar respuesta analizamos el documento publicado por Captio, plataforma especializada en gestión de gastos y viajes de empresa, que ha analizado todas las casuísticas posibles.

Para empezar, es necesario saber que este tipo de inspecciones son aleatorias. Por tanto, pueden producirse una vez, varias o ninguna. En cualquier caso, Hacienda hace una notificación previa de esta investigación. Para ello, existen tres modalidades:

• Por correo ordinario: el obligado tributario recibe un correo postal con la notificación correspondiente.
• Notificación telemática: a través de la sede electrónica, la conocida como DEH (Dirección Electrónica Habilitada).
• In situ: es posible que un representante de la Agencia Tributaria se persone en la sede de la empresa o en el domicilio del autónomo y lo notifique en persona. De ser así, el empleado público entregará al interesado la información de la inspección (día, lugar y hora), así como la documentación que tendrá que llevar.

Una vez recibida es recomendable tener muy presente la fecha que se le ha asignado, así como toda la documentación que debe preparar. Lo normal es que se deba tener todo listo en un plazo máximo de unos diez días.

Documentación en una inspección de Hacienda y posibles infracciones

El empresario o autónomo al que se le vaya a realizar una inspección se le examinarán los siguientes documentos:

• Declaraciones.
• Autoliquidaciones.
• Comunicaciones de datos.
• Solicitudes presentadas por cualquier impuesto.
• Contabilidad de la actividad empresarial: los libros de cuentas, ficheros, facturas, todo tipo de justificantes, registros, archivos informáticos, etc.

No tienen por qué investigar todo, pero hay que tener todo en orden y justificado, por si es uno de los documentos que requieren. Por ello, llevar la contabilidad al día y de la manera más ordenada posible. Incluso, tal y como aseguran desde Captio, contar con un profesional que ayude en ese momento es también una buena idea.

Entre las posibles infracciones que el responsable de Hacienda pueda encontrar, éste las clasifica en tres: leves, graves y muy graves. Esta clasificación es directamente proporcional a la posible multa.

Una de las más comunes es la ocultación de datos. Es decir, que falte información de operaciones, ingresos, justificantes, etc. Por ello, hay que guardar cada documento empresarial.

En segundo lugar, lo que se denomina utilización de medios fraudulentos. Entre ellos se encuentran: las anomalías en contabilidad o libros de registro y las facturas o justificantes falsos o falseados.

Fases de la inspección de Hacienda

Una vez se recibe la notificación de la inspección de la Agencia Tributaria es importante conocer el proceso de la investigación y los pasos habituales para evitar así caer en los errores principales.

Para Captio, desde el momento en el que se reciba la notificación, sea por la vía que sea, hay que empezar a recopilar la documentación. Así como agendar el día de la comparecencia. Estableciendo tareas o fechas intermedias que sean necesarias para llegar a la fecha de la comparecencia con lo necesario para justificar cualquier cuestión en entredicho.

Para la comparecencia, es aconsejable llegar con tiempo y mostrar tranquilidad durante la conversación. Contestar a las preguntas de forma educada y no querer dar más explicaciones de las que piden.

En función de la citación, la siguiente fase sería la de contabilidad. Si es la Dependencia de la Inspección quien ha citado al autónomo o empresario, es necesario aportar los documentos contables de la actividad. Sin embargo, si la citación es de la Dependencia de Gestión Tributaria, no hay que llevarlos.

Una vez finaliza la reunión con la Agencia Tributaria, se generan unos documentos que se conocen como diligencias. En ellos se recogen hechos, no fundamentos de derecho. Es importante que se solicite como declaración del empresario o autónomo la disconformidad con algo, en caso de que así sea.

Por último, el acta. En ella se muestra la conformidad o disconformidad con los hechos que se imputan. Es importante firmar si se está o no de acuerdo porque este documento no se puede recurrir.

Sin embargo, puede acabar llegando una multa de la Agencia Tributaria, y el empresario o autónomo crea que es injusta. En este caso, puede recurrir de dos maneras (solo una de las dos):

• Mediante recurso de reposición. Se utiliza para pedir una segunda revisión y se tiene un mes para solicitarla.
• Reclamación económico administrativa. Se ha de presentar a un organismo desvinculado, para que sea imparcial. También se tiene un mes de plazo

Notificación de la inspección