Hay nuevas oportunidades que se han abierto ante el complejo momento que se vive actualmente con las acciones contra el Covid-19. En todos los campos, pero específicamente en el de la gestión de equipos y procesos.

Por otra parte, es necesario ser transparente y atender más que nunca a las dudas y necesidades de los equipos. Esos dos aspectos son aplicables siempre. Ahora, con plantillas separadas al estar algunas presencialmente y otras desde casa, es más necesario que nunca.

Las personas son animales sociales y sociables. La intercomunicación es un elemento indiscutible en ese entorno social. Esto se ha acentuado ante la situación excepcional actual, en la que en la mayoría de países la gente debe estar en casa para evitar la mayor propagación del virus Covid-19. Hay mucha intercomunicación personal y, también profesional, a través del canal online y mediante distintas herramientas digitales.

Esta, posiblemente, es la punta visible de las nuevas oportunidades que se abren para la gestión de equipos y procesos. En todos aquellos procesos en los que es posible realizarlos sin estar en la oficina, las empresas han abordado metodologías para continuarlos en modo teletrabajo.

Previamente, las propias personas en muchos casos han adoptado formatos de trabajo en casa para mantener la producción y, también, para superar esa permanencia obligada en el domicilio. De hecho, hay una gestión de mini-equipos. Se han establecido rutinas diarias como si los adultos fuesen a la oficina y los pequeños/adolescentes -si hay hijos en la familia- fuesen a la escuela o instituto: horarios para ir a dormir, horarios para levantarse, tiempo de trabajo, tiempo de ocio, tiempo para deporte, organización de tareas para hacer las comidas y aspectos de limpieza, etcétera.

Ante esa dinámica, es mucho más fácil entonces replicarla en los procesos de trabajo con el equipo de la empresa. Aquí se han aplicado sistemas de sentido común. Con herramientas digitales de intercomunicación -que hay, y muchas- y a partir de los repositorios ya existentes de procesos y documentos, se están aplicando procesos lo más similares a los de la propia oficina: reuniones diarias o periódicas durante la semana entre el equipo, intercomunicaciones constantes online como si fuesen presenciales, generación de miniequipos de trabajo para proyectos concretos y, también, reuniones con externos.

Las empresas con una transformación digital más avanzada son las que tienen más facilidad para agilizar este nuevo proceso. Pero, además, a nivel ya individual, aquellas personas con hijos adolescentes están aprendiendo nuevas herramientas de intercomunicación online desconocidas.

Otro de los aspectos que aparece es el re-auge de la formación en línea. Muchas organizaciones han aprovechado para recomendar cursos abiertos de formación, o acelerar programas de formación preestablecidos pero ofrecerlos online. Otra situación es que las sesiones internas de formación de herramientas que se hacen regularmente, ahora se convocan online.

Lo que seguro que esta situación ha generado es la visualización de lo positivo que puede ser el teletrabajo, o el trabajo con herramientas de comunicación online, para la conciliación de la vida profesional y personal. Es cierto que estamos en un contexto obligado, y nada habitual, pero seguro que servirá para convencer a las empresas más reacias a aplicar el teletrabajo si es posible. La comprobación de los resultados positivos dará cuenta de ello.

Transparencia y Atención

Liderar desde el ejemplo, con ética y valores. Esta es una de las recomendaciones que AED, entidad integrada a la Fundación CEDE, recomienda en sus cinco principios de actuación para directivos ante el COVID-19. Aquí es, entonces, donde entra la transparencia y la atención adecuada a los equipos.

En el caso de la transparencia, es importante que los directivos transmitan la realidad de la situación tanto a efectos presentes como a corto plazo en la empresa. Ello implica indicar las expectativas de resultados, y también las de decisiones temporales pero dolorosas en cuanto a reducciones de costes y plantillas.

En este sentido, cabe una total comunicación y predisposición al entendimiento con el mismo equipo y con los representantes de los trabajadores.

La transparencia también supone demostrar la realidad de las nuevas formas de trabajo que deben aplicarse. Ello aplica sobre todo a los procesos de oficinas -teniendo en cuenta que los de planta, en la mayoría de casos, están parados en estos momentos-. Demostrar esa realidad supone aportar unas guías de trabajo, cumplirlas y coordinar al equipo para que las cumpla también.

El otro ámbito a considerar es el de la atención. Los directivos, en estos momentos de incertidumbre, deben abordar mayor atención a los equipos para resolver dudas, necesidades y procesos.

La atención a las dudas está vinculada con lo que hemos expuesto de la transparencia. Hay dudas sobre la resolución del presente y del futuro. Aquí debe haber un mensaje unitario desde todos los cargos directivos, previa resolución con los representantes de los trabajadores.

La atención a las necesidades está más relacionada con todo aquello que se requiere para el desarrollo del trabajo. Este es uno de los grandes retos en situaciones como la actual: cómo saber ayudar a combinar las necesidades profesionales con las familiares en entornos en los que hay personas a cargo, tanto menores como mayores.

Aquí cabe desde los directivos mucha flexibilidad y capacidad para integrar lo profesional con lo personal. Siempre con una acción unitaria y consensuada.

Fuente: Boletín CEDE