Un plan de contingencia es un modelo sistemático de actuación que tiene por objeto anticiparse a situaciones en que esté próximo un daño o en que exista la posibilidad de que éste suceda o no. Por ello, para realizar una correcta gestión de los riesgos empresariales, es necesario realizar este tipo de plan para conseguir reducir el impacto de los cambios.

Los planes de contingencia son aplicables a todo tipo de entes o instituciones, entre ellos, las empresas. El plan de contingencia de una empresa es un conjunto de medidas de carácter organizativo, técnico y humano que tiene como principal finalidad la continuación del negocio o establecer cómo actuar cuando ocurren situaciones extraordinarias y/o en que existe algún tipo de riesgo.

Ha de tener en cuenta tanto los recursos materiales, como los recursos humanos necesarios para llevar a cabo las medidas de que se trate, atribuyendo responsabilidades, roles, implicaciones y protocolos de actuación.

Requiere, por tanto, que se haya realizado un previo análisis de riesgo. Y, puesto que la empresa es un ente dinámico y las situaciones cambian, será objeto de revisiones periódicas para que pueda aplicarse eficientemente en una situación real, realizándose las oportunas modificaciones.

Teniendo en cuenta su naturaleza, suelen distinguirse dentro del mismo 3 partes, en función de las medidas que contienen.

• Las medidas preventivas de la situación de riesgo de que se trate, forman parte del denominado plan de respaldo.
• Las medidas encaminadas a reducir los efectos adversos de la producción de la contingencia componen el plan de emergencia.
• Y, por último, las medidas encaminadas a la restauración de la situación al estado anterior al acaecimiento de la contingencia, se integran dentro del plan de recuperación.

¿Para qué sirve un plan de contingencia?

El plan de contingencia trata de hacer posible el funcionamiento de la empresa en situaciones en que alguna parte de la misma no funcione con normalidad, con independencia de que la causa sea interna o externa.

Puede hablarse, por tanto, de un plan de contingencia para superar los diferentes tipos de riesgos, en el que además de determinarse el procedimiento para realizarlo, se especifican las acciones concretas para cada caso.

Así, además de mejorar la seguridad con un plan de contingencia, éste sirve para optimar recursos materiales o humanos en caso de crisis. Y para controlar las medidas sobre la base de lo planeado.

Los posibles problemas de seguridad tan sólo pueden ser atajados o reducidos mediante el análisis y prueba, todo lo cual ha de reflejarse en el plan de contingencia. Además, tiene tanto un componente preventivo como otro de ejecución y control de la actuación producido el daño.

No cabe duda de que tratar un problema sobrevenido en una situación de crisis y cuando la empresa no funciona debidamente, resulta mucho más complicado y tendrá menos oportunidades de éxito que sí se actúa sobre la base en las previsiones realizadas con tiempo para incrementar precisamente la capacidad de organización de la empresa en situaciones de dificultad o emergencia.

Por ello, han de distinguirse dentro del plan de contingencia tanto los  objetivos estratégicos, como el plan de acción para alcanzarlos y las medidas para minimizar posibles pérdidas.

Además, puesto que un plan de contingencia ha de ser operativo, resulta esencial que sea claro, sencillo, de fácil lectura… Asimismo, debe tener en cuenta las posibles situaciones, sin perderse en los detalles. Es decir, identificar escenarios objetivos y medidas a adoptar. Respuestas viables, sus implicaciones financieras, y cualquier otro tipo de efectos.

Por último, el plan de contingencia ha de ser eficaz y lo más realista posible. Por ello, ha de establecerse un mecanismo para determinar la alternativa a adoptar en el caso concreto.

La conclusión brota por sí misma, no conviene esperar a que la crisis se presente para resolverla, sino que, lejos de lo anterior, para garantizar la pervivencia de la empresa, está debe elaborar un plan de contingencia que permita minimizar los riesgos empresariales y optimizar la utilización de los recursos en caso de producirse algún siniestro.

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Fuente: www.emprendepyme.net

Autor: Amalia González