La ley antifraude y la ley Crea y Crece imponen obligaciones como la utilización de programas que garanticen la inalterabilidad de las facturas.

Estos consejos pueden facilitar el cumplimiento por parte de las pymes y autónomos.

 Las novedades regulatorias suponen una amenaza y una oportunidad para todas las compañías, pero especialmente para las pymes y autónomos, que en muchos casos no disponen de las herramientas para adaptarse. Tanto las pequeñas empresas como los trabajadores por cuenta propia se enfrentan a cambios normativos que, a medio y largo plazo, les obligarán a dar un giro en el modo de gestionar internamente aspectos como la contabilidad.

 El primero de ellos se remonta más de dos años atrás, con la entrada en vigor de la Ley 11/2021 –bautizada popularmente como ley antifraude– que traspone una directiva de la UE contra la elusión fiscal. Uno de los puntos clave que contempla es la prohibición de utilizar programas que permitan una doble contabilidad y que, de este modo, faciliten los pagos en negro o la manipulación de las cuentas con fines fraudulentos. Según los cálculos de Hacienda, las empresas han ocultado al fisco hasta 200.000 millones de euros gracias al uso de este tipo de software.

Programas

La mayor parte de la responsabilidad recaerá en los propios provee- dores, que deberán poner a punto esos programas y firmar una declaración responsable de que cumplen la normativa en los plazos estipula- dos. No obstante, los autónomos y empresas deberán preocuparse de contar con un software adaptado para su facturación. Este deberá impedir la ocultación y modificación de datos contables, así como garantizar la trazabilidad de la información y su correcto almacenamiento para futuras inspecciones.

 “El principal cambio repercute sobre la emisión de las facturas y supone una inversión para aquellas em- presas que se han ido apañando con sus propios sistemas. Ahora deberán adoptar un software de facturación homologado”, explica Víctor Pérez, CEO de Adiss. Por lo tanto, ya no será posible que una pyme gestione su propia contabilidad con aplicaciones ofimáticas u hojas de cálculo como Excel, ni podrá enviar facturas en formatos como PDF y Word.

Este requerimiento obligará a la modernización de los procesos administrativos en cientos de miles de pequeñas empresas de todo el país. La fecha clave es el 1 de julio de 2025: será entonces cuando todas las empresas españolas estén obligadas a tener implantado y en funcionamiento este software. Antes de que se cumpla este plazo, los proveedores deberán haber hecho los deberes para adaptar sus pro- gramas a la nueva ley ya en septiembre de este año.

 Como apunta Brais Méndez, CEO y cofundador de Docuten, “esto requiere de un cambio en la infraestructura tecnológica de muchas em- presas, algo que puede representar un desafío sobre todo para las más pequeñas”. Además de guardar los registros contables de forma segura e inalterable, el software de facturación que impone esta normativa deberá permitir el envío automático de los datos a Hacienda a través de un sistema denominado VeriFactu. Esta herramienta, impulsada por la Agencia Tributaria española, asegura la autenticidad e integridad de las facturas utilizado tecnología blockchain.

Sanciones

 Aquellas pymes y autónomos que no cumplan con estos requisitos se ex- ponen a sanciones muy importantes. Las empresas que mantengan una doble contabilidad a partir de julio del próximo año pueden recibir multas de hasta 50.000 euros. Ni si- quiera hace falta que los utilicen: basta con la mera tenencia de un programa que haga posible llevar contabilidades distintas, no reflejar la anotación de transacciones realizadas, alterar operaciones ya registradas o que simplemente no esté certificado.

“Se estima que menos del 15% de las pymes y autónomos están equipados hoy con este tipo de soluciones, así que el reto es mayúsculo: ellos deben incorporar estos programas, pero el resto de obligaciones serán responsabilidad de los fabricantes”, advierte Roger Dobaño, CEO y fundador de Quipu. De hecho, las mayores penas serán para los fabricantes de programas, que podrán ascender hasta 150.000 euros para una compañía que los desarrolle y comercialice.

 Así, la ley antifraude no exige la adopción de la factura electrónica como tal, sino la implantación de programas homologados por la Agencia Tributaria que sean capaces de registrar las facturas emitidas en tiempo real y sin posibilidad de alteración. Se trata del reto más cercano para las pymes y autónomos, que afecta a la totalidad de estos colectivos. “Supone una inversión de recursos y de tiempo a corto plazo, aun- que a largo plazo puede beneficiar a la eficiencia, transparencia y salud financiera de las empresas”, señala Carles Marcos, director general de Qonto en España.

 Por ello, “recomendamos que las empresas realicen una serie de actividades preparatorias para mitigar los riesgos, como definir la naturaleza de las operaciones a efectos fiscales con antelación, cumplir estricta- mente con los plazos de emisión y controlar de forma rigurosa la información del estado de las facturas”, aconseja Sonia Álvarez, directora de Fiscal de Ayming España.

Factura electrónica

Aunque será más tarde, la obligación de la factura electrónica también llegará. La culpa es de la ley Crea y Crece, concebida para fomentar la creación de empresas y reducir la morosidad, que exigirá la incorporación de la factura electrónica en todas las relaciones comerciales. Hasta ahora, esta modalidad se requería única- mente a los proveedores de la Administración Pública, pero pronto se ex- tenderá a toda la economía: desde el autónomo hasta la gran empresa.

 Las compañías con una facturación anual superior a los 8 millones de euros dispondrán de un año de plazo a partir de la entrada en vigor del reglamento. A la espera de que esto se produzca, las previsiones indican que las empresas más grandes tendrán que adoptar este formato en verano de 2025. Por su parte, el resto de compañías y autónomos tendrán un plazo más laxo, con un año extra para comenzar a emitir facturas electrónicas, algo que podría ocurrir a mediados de 2026.

 “Será el fin del papel. A partir de entonces, todas las facturas emitidas y recibidas serán en formato electrónico”, aclara Víctor Pérez. Además, Hacienda pasará a controlar no sólo la emisión y recepción de las facturas, sino también el cobro y pago de las mismas.

 En definitiva, ambas leyes obligan a que los más de tres millones de em- presas y autónomos en España actualicen sus procesos. Aunque deberán hacer un esfuerzo para adaptar- se a los cambios, podrán aprovechar las ventajas que supone. Además de la eliminación del papel y la reducción de costes, “el negocio sale ganando en términos de eficiencia y productividad: tendrán mayor con- trol sobre sus finanzas y caja, ahorrarán tiempo en tareas repetitivas y podrán trabajar desde cualquier lugar gracias al software en la nube”, concluye Marcos de la Cueva, CEO y cofundador de Billin.

Fuente: expansion.com

Autor: Jesús de las Casas