A la hora de hacer facturas hay unas reglas que se deben cumplir. ¿Quién debe emitirlas?, ¿Qué deben contener?, ¿Qué tipos existen?, ¿Cuáles son los plazos de envío y conservación? etc.

En este artículo trataremos de hacer un resumen de dichas reglas

Una factura es un documento de carácter mercantil que recoge la información relativa a una transacción o compra venta de bienes o servicios.

Normativa básica

La obligación de facturar de los empresarios y profesionales se recoge en:

- Artículo 29.2.e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria,

- Artículo 164, apartado Uno, número 3º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido y,

- Artículo 2.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación aprobado por el artículo primero del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Obligación

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad y a conservar copia de la misma. También deben expedir factura en los supuestos de pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.

En todo caso, los empresarios y profesionales están obligados a emitir una factura en los siguientes supuestos:

- Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.

- Cuando el destinatario de la obligación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.

- Exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos).

- Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.

- Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.

- Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.

- Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

Tipos de facturas

Existen dos tipos de facturas: Factura simplificada (sustituye a los tiques)

Se podrá expedir factura simplificada en los siguientes supuestos:

- Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido)

- Facturas rectificativas.

- Los autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.

- Operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD 1496/2003, permitía la expedición de tiques (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido):

- Ventas al por menor.

Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional.

- Ventas o servicios en ambulancia.

- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.

- Transporte de personas y sus equipajes.

- Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.

- Salas de baile y discotecas.

- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.

- Servicios de peluquerías e institutos de belleza.

- Utilización de instalaciones deportivas.

- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.

- Aparcamiento de vehículos.

- Servicios de videoclub.

- Tintorerías y lavanderías.

- Autopistas de peaje

No se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:

- Entregas intracomunitarias de bienes (EIB)

- Ventas a distancia.

- Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.

- Las operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido:

- Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE).

- Cuando la operación se localice en otro Estado miembro (EM), se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.

Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:

- El NIF del destinatario y domicilio.

- La Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.

Que información debe incluir

Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que se citan a continuación, sin perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones:

-El número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.

Será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas siguientes:

• Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.

• Las rectificativas.

• Las que se expidan por los adjudicatarios que tengan la condición de empresario o profesional en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.

-La fecha de su expedición.

-El nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

-El número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

Asimismo, será obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en los siguientes casos:

• Que se trate de una entrega intracomunitaria de bienes exenta.

• Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del Impuesto.

• Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto (TAI), y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio.

-El domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

-La descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

-El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.

-La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

-La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

-En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta.

Igualmente, este dato se indicará cuando se documenten varias operaciones en una única factura y las circunstancias que se han señalado se refieran únicamente a parte de ellas.

-En las entregas de medios de transporte nuevos, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.

-En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención «facturación por el destinatario».

-En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo».

-En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención «régimen especial de las agencias de viajes».

-En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención «régimen especial de los bienes usados», «régimen especial de los objetos de arte» o «régimen especial de las antigüedades y objetos de colección».

Factura electrónica

La factura electrónica es una factura que, ajustándose a los requisitos establecidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de facturación, ha sido expedida y recibida en formato electrónico. En todo caso la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.

El Reglamento de facturación establece una igualdad de trato entre la factura en papel y la electrónica, siempre que se garantice al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

Fuente: CISS Contable y Mercantil.       Wolters Kluwer