Un vehículo de empresa es aquél que no sirve exclusivamente para un uso comercial o para el transporte de bienes, sino que sus características permite su empleo particular por parte del trabajador.

En estas notas trataremos de dar un somero vistazo a la problemática del coche de empresa desde algunos de los ángulos más significativos.

Hoy en día, las empresas intentan motivar y retener a sus trabajadores ofreciendo complementos extra aparte del sueldo. La política salarial conservadora a la que está sometida la población activa parece estar contribuyendo a recuperar la figura del coche como incentivo dentro de las prácticas de recursos humanos, en un intento de las empresas por compensar la pérdida de poder adquisitivo de sus empleados. A esto se le llama retribución en especie y puede ir desde vales de comida, acciones, seguros o coches de empresa.

Retribución en especie

Una retribución en especie es «toda utilización, consumo u obtención para fines particulares, de bienes, derechos o servicios de forma gratuita o por precio inferior al normal del mercado, aunque no supongan un gasto real para el que las conceda (art. 42 LIRPF).

Y un vehículo de empresa es aquél que no sirve exclusivamente para un uso comercial o para el transporte de bienes, sino que sus características permiten su empleo particular por parte del trabajador.

En principio, para saber el importe de la retribución en especie que supone la cesión de un coche de empresa tan solo hay que diferenciar si el vehículo está a nombre de la sociedad o no. Si está a nombre de la empresa se calcula el 20% del coste de adquisición. Sin embargo, si el vehículo no está a nombre de la compañía, opción en la que se incluye el renting y leasing, ese mismo porcentaje del 20% se calculará sobre su valor de mercado, incluidos los gastos y tributos inherentes a la adquisición, que correspondería al coche si fuese nuevo.

Centrándonos en los casos de uso mixto (laboral y particular), el principal problema radica en determinar el tiempo en el que el vehículo se destina a uso privado, ya que únicamente tendrá la consideración de retribución en especie la parte proporcional que se destine al uso particular por parte de los empleados. En este sentido, es conveniente tener en cuenta que el criterio de Hacienda es bastante restrictivo (entiende que es la facultad de disponer del vehiculo y no el uso efectivo que se realice lo que determina la cuantía, aunque los Tribunales se han dedicado a corregir este criterio).

Reducciones

La cantidad resultante de la operación anterior puede minorarse en un 30% si el coche se considera energéticamente eficiente (vehículo eléctrico de batería (BEV); vehículo eléctrico de autonomía extendida (E-REV) o vehículo eléctrico híbrido enchufable (PHEV) con una autonomía igual o superior a 15 kilómetros y un valor de mercado que no sea mayor de 40.000 euros. Si sus emisiones son inferiores a los 12g/km y su valor de mercado ronda los 25.000 euros o menos, esa reducción será del 15%, mientras que si el vehículo es un híbrido y su valor no supera los 35.000 euros, será del 20%.

IVA

El artículo 95 de la Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido (LIVA) regula las limitaciones que tienen empresarios y profesionales a la hora de aplicar deducciones en la cuota del IVA cuando adquieren o importan bienes o servicios que no se afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesional. En su punto 3 establece que «cuando se trate de vehículos automóviles de turismo y sus remolques, ciclomotores y motocicletas, se presumirán afectados al desarrollo de la actividad empresarial o profesional en la proporción del 50%», aunque fija una lista de vehículos que «se presumirán afectados al desarrollo de la actividad empresarial o profesional en la proporción del 100%», como son los vehículos de transporte de mercancías y viajeros, de las autoescuelas, los utilizados los fabricantes, comerciales y vigilantes.

El Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) estableció, en una pasada sentencia, que «todo sujeto pasivo que utilice bienes para una actividad económica tiene derecho a deducir el IVA soportado en el momento de su adquisición por pequeña que sea la proporción de su uso para fines profesionales», lo que se podría entender que la empresa podría deducirse la totalidad de la cuota sin tener en cuenta el uso que se haga del vehículo.

Sin embargo, en sentencia del pasado 19 de julio de 2018 el Tribunal Supremo (TS) rechaza que la normativa europea obligue a la Agencia Tributaria a admitir una deducción total del IVA en la compra de un vehículo que vaya a ser usado para una actividad económica, considerando por tanto que la normativa española es, en este aspecto, conforme a la Directiva europea que regula el sistema común del IVA. El Supremo recuerda otra sentencia emitida por el mismo Tribunal en la que dispuso que «aunque la presunción de afectación del bien al desarrollo de la actividad empresarial o profesional se limita al 50%, ello no impide que la deducción tenga lugar por la totalidad, si el interesado acredita una afectación superior».

En este sentido, el Supremo avala ahora la deducción proporcional a la utilización de los bienes mixtos afectos a las actividades de la empresa, descartando una deducción total e incondicional. En consecuencia, la deducción superior o inferior al 50% depende de la prueba de que acredite los usos del vehículo en cuestión, según la sentencia.

En la Sentencia, el Tribunal realiza una proposición de prueba a la que debemos estar atentos para poder acreditar un grado de afectación superior al que la norma presume: en estos casos, deben elaborarse dosieres y partes de trabajo (con sus consiguientes soportes documentales) que acrediten el uso efectivo, para lo cual se deben tener en cuenta elementos como como el kilometraje, recibos de hotel, peajes, gasolina consumida, contratos realizados o servicios prestados.

Renting

El ‘renting’ es un alquiler de larga duración durante el que se puede disfrutar de un vehículo nuevo pagando una cuota mensual estipulada en el contrato firmado entre las partes implicadas. Quien se acoge a un ‘renting’, no es propietario del vehículo, pero a cambio recibe una serie de ventajas que pueden hacer que se decante por esta modalidad.

Ventajas

Las principales ventajas del ‘renting’ se manifiestan en la cantidad de prestaciones que recibe el cliente o arrendatario del servicio. Las revisiones, la cobertura de las averías, el cambio de neumáticos, el seguro a todo riesgo, el vehículo de sustitución, el servicio de asistencia en carretera y de reclamación de multas, la gestión y pago de impuestos y la ITV habitualmente están contemplados en el contrato.

Igualmente, el ‘renting’ no exige una inversión inicial como en el caso de la compra. No hay que dar una entrada, ya que todas las cantidades a satisfacer se reparten durante la vida del contrato en cuotas mensuales.

En lo referente a los aspectos fiscales, “las empresas y los autónomos pueden deducirse el 100% de las cuota del ‘renting’ (sin incluir el IVA) en el Impuesto sobre Sociedades y en el IRPF. En cuanto al IVA, dependerá de en qué medida se use el vehículo en la actividad profesional, pudiendo llegar a ser deducible en su totalidad

Inconvenientes

En contrapartida el ‘renting’, aunque no en todos los casos, suele obligar a:

- Cumplir el plazo firmado en el contrato salvo que se pague la penalización de cancelación anticipada que suele ser la mitad de las cuotas pendientes y

- Acudir a los talleres señalados por la compañía de renting para la reparación de las averías

- Ser precavido para no exceder el límite anual de kilómetros permitidos pues de lo contrario se tendrá que hacer frente a un pago extra, generalmente una cantidad fija que habrá que multiplicar por el número de kilómetros de exceso. Sin obviar la posibilidad de recalcular la cuota.

Multas

Cuando llegan las multas, surgen las dudas y los problemas entre empresarios y conductores. Por ejemplo, ¿Quién paga una multa por deficiencias de seguridad o falta de la ITV?

En estos casos, no hay duda, la responsabilidad de que el vehículo se mantenga en las condiciones legal y reglamentariamente establecidas para evitar los riesgos que conlleva su utilización, correrá siempre por cuenta del titular, que es quien debe someterlo a los reconocimientos, arreglos e inspecciones que correspondan.

Así lo manifiesta el artículo 69.f), del Real Decreto Legislativo 339/1990, de 2 de marzo, al señalar que el titular, o el arrendatario a largo plazo, en el supuesto de que constase en el Registro de Vehículos, será en todo caso responsable de las infracciones relativas a la documentación del vehículo, a los reconocimientos periódicos y a su estado de conservación, cuando las deficiencias afecten a las condiciones de seguridad del vehículo.

En consecuencia, teniendo en cuenta que la responsabilidad, de mantener el vehículo en perfecto estado, es del propietario, no servirá de nada facilitar los datos del conductor, ni tampoco se podrá trasladar la responsabilidad por esos hechos, ya que, en todo caso, será el titular quien sea denunciado y sancionado por ello.

¿Pero qué ocurre si la multa es por exceso de velocidad?

Si el vehículo está a nombre de una empresa, el paso previo para la tramitación de la denuncia por velocidad es la identificación del conductor. También es preceptiva la identificación del conductor cuando el titular es una persona física y la infracción que se denuncia tiene retirada de puntos.

El procedimiento se inicia con la recepción de un requerimiento de identificación del conductor a nombre del propietario, en este caso la empresa, y posteriormente el conductor identificado recibirá la denuncia propiamente dicha, con posibilidad de pagar con descuento o presentar alegaciones.

ATENCIÓN Si no contesta al requerimiento de identificación, Tráfico le impondrá una multa de hasta el triple de la correspondiente a la infracción cometida.

Este es procedimiento habitual, ahora bien, es muy frecuente que las compañías tengan que hacer frente al pago de las sanciones por infracciones de tráfico si el empleado niega haber estado al volante del vehículo corporativo en el momento del incidente. Así sucedió en el caso de la sentencia del Tribunal Constitucional en el que una compañía acabó siendo sancionada por incumplir el deber de identificación del conductor. Aunque finalmente el Tribunal Constitucional reconoció una vulneración del derecho a la presunción de inocencia de la compañía y el exceso de convertir al propietario de un vehículo en perseguidor del "infractor" con una obligación de resultado.

GPS

La mayoría de los expertos opina que la forma más eficiente de demostrar que el vehículo no se encuentra a disposición del trabajador la aporta un GPS que determine la posición exacta del coche en cada momento.

Pues bien, si Usted quiere instalar un sistema de GPS en los coches de empresa que utilizan sus trabajadores para controlar que cumplan con sus obligaciones, sepa que es válido siempre que se limite a la franja horaria en la que desempeña sus funciones, o sea durante su jornada laboral y medie previa información.

Así lo establece una reciente sentencia del Tribunal Superior de Justicia (TSJ) de Asturias en la que se da la razón a una empresa, dedicada al mantenimiento de sistemas de telecomunicaciones, que decidió instalar un sistema GPS en los vehículos de empresa utilizados por sus técnicos con el fin de hacer un seguimiento de su actividad laboral. El comité de empresa impugnó la medida, pero el juzgado de lo social rechazó todas sus pretensiones, salvo la que exigía que el control por GPS se limitase a la jornada laboral.

Por otra parte, y entroncando directamente con el derecho fundamental de los empleados a la protección de datos de carácter personal (art. 18.4 CE) no debemos olvidar que los datos de localización, a efectos de la normativa de protección de datos, se refieren siempre a una persona física identificada o identificable, y por lo tanto constituyen datos personales, sometidos a las normas sobre su protección.

Fuente: CIIS Contable-Mercantil